Pulimos los presupuestos de Cerrajería Carlos Rodríguez con IA dentro de su software de gestión

Cuando los presupuestos delatan que se hicieron con prisa

En una empresa de servicios técnicos, el presupuesto y la factura son la cara escrita de la marca. El cliente final puede no fijarse en la cerradura que se instaló, pero sí lee el texto que recibe. Y ese texto, en cuanto lo redactan personas distintas en momentos distintos, deja de sonar a la misma empresa.

En Cerrajería Carlos Rodríguez, los presupuestos salían a veces con prisa, otras veces con detalle, casi nunca con consistencia. No era falta de criterio del equipo: era el coste invisible de tener que escribir un párrafo profesional al final de un día atendiendo aperturas, vandalismos y urgencias. El cliente recibía descripciones desiguales, volvía con dudas, y la imagen de la empresa quedaba siempre por debajo del trabajo real que se hacía en la calle.

La primera decisión: dónde van los datos

La solución natural era integrar un asistente de IA dentro de su software de gestión, conectado a alguno de los grandes proveedores de IA en la nube. Funciona, lo hace ya muchísima gente y es lo que probablemente les habría propuesto cualquier otro.

Pero antes de empezar les expliqué qué supone esa decisión cuando los datos no son los tuyos sino los de tus clientes. Cada vez que alguien pulsa el botón, el texto de esa línea del presupuesto (que puede llevar una dirección, qué se hizo en un portal a las 3 de la madrugada y cuánto se cobró) sale hacia un proveedor, con sus términos, sus subcontratistas y su política de uso de datos.

Alejandro no se lo había planteado. Pocos clientes lo hacen: no es su trabajo. Con esa información prefirió no enviar los textos a un proveedor externo, así que la primera versión, en mayo de 2026, corrió en su propio servidor, con un modelo pequeño (Qwen 2.5 3B) servido con Ollama.

Qué hace el asistente exactamente

Junto a los campos de concepto y descripción de cada presupuesto, factura o proforma, dentro del software de gestión que ya usaban a diario, apareció un botón de IA. Ese botón es todo el cambio visible.

• El usuario teclea la descripción como sabe, como tiene tiempo, sin pelearse con la prosa.
• Pulsa el botón.
• Ve el original y la propuesta uno al lado del otro: la misma idea, con la ortografía corregida, las medidas y los precios en un formato homogéneo (1380e pasa a 1.380 €) y un tono consistente con el resto de presupuestos.
• Acepta, rechaza o pide otra versión. Nada se guarda sin que una persona lo apruebe.

El asistente está pensado para reescribir solo lo que ya está escrito, sin añadir unidades, medidas ni importes; y cuando un modelo se salta esa regla, la revisión humana lo frena (lo cuento más abajo). Sin formación, sin pestañas nuevas, sin cambios en el flujo de trabajo. La IA aparece exactamente donde estaba la fricción.

Por qué lo cambiamos en agosto

El modelo local funcionaba, pero tenía un precio que no se veía en ninguna factura:

• Recursos. El contenedor del modelo reservaba 4 GB de RAM y 3,5 CPU de forma permanente, en un servidor que ya había tenido incidentes de disco lleno.
• Espera. Cada propuesta tardaba varios segundos (del orden de 5 a 15), porque se calculaba en CPU.
• Calidad. Un modelo de 3.000 millones de parámetros a veces se inventaba cosas, y había que vigilarlo de cerca.

En agosto de 2026 lo pasé a Mistral Small 4 a través de la API de Mistral AI, empresa francesa. Mistral aloja por defecto los datos de la API en la Unión Europea (aunque, según la función, su lista de subencargados contempla transferencias puntuales fuera de ella). En nuestra cuenta está desactivado el uso de estos datos para entrenar o mejorar sus modelos. El modelo es bastante más capaz que el anterior y el coste es mínimo: en el peor caso que admite la aplicación (4.000 caracteres de entrada), cada llamada ronda las seis centésimas de céntimo de dólar, así que mil llamadas al mes cuestan menos de un dólar. A cambio, el servidor recuperó toda la memoria y la CPU que tenía reservadas. Alejandro está informado del cambio.

Cómo está montado hoy

La integración. El botón llama al backend del software de gestión, que es quien habla con Mistral. El navegador nunca ve la clave de la API ni el proveedor, y si mañana conviene cambiar de modelo se cambia en un solo sitio, sin tocar la pantalla.

Qué se envía. Solo el texto del campo que se quiere mejorar, con un máximo de 4.000 caracteres. No viaja el presupuesto entero ni la ficha del cliente.

El modelo, fijado. La aplicación pide una versión concreta del modelo, no “la última”. Así una actualización silenciosa del proveedor no cambia de un día para otro cómo se redactan los presupuestos.

Las instrucciones, calibradas. Las instrucciones del asistente se ajustaron con presupuestos reales. Con el modelo nuevo hubo que retocarlas, por lo que cuento en el segundo punto de abajo.

Tres cosas que aprendimos

1. La decisión correcta en mayo no tenía por qué serlo en agosto. Tener el modelo en el propio servidor fue la respuesta adecuada a la pregunta del principio. Cuando medimos lo que costaba de verdad (memoria, CPU, espera y calidad) frente a menos de un dólar por cada mil llamadas con un proveedor europeo, la cuenta cambió. Revisar una decisión con datos no es contradecirse.

2. El usuario tiene la última palabra, y eso no es un detalle. En las pruebas tras el cambio, una descripción sin ningún precio volvió con uno inventado: 186 €. No era un número al azar: era el ejemplo de formato que yo mismo había puesto en las instrucciones, y el modelo lo copió como si fuera un dato. Se corrigió en las instrucciones, pero la defensa de fondo es el diseño: el asistente propone y una persona revisa antes de guardar. Una IA que decide sola es una IA que no usas; una que te deja revisar es una IA que se queda.

3. La pregunta no es “nube sí o no”, sino “a quién y dónde”. Para datos de terceros, elegir un proveedor europeo que aloja los datos en la UE y enviar solo el texto imprescindible reduce la exposición, aunque no la elimina: el texto sigue saliendo del servidor y queda sujeto a los términos del proveedor. Es un equilibrio que hay que explicar al cliente, no una casilla que se marca.

Lo que viene

El asistente está en producción y sigue iterando. En el roadmap:

• Extender el asistente a otros textos del software de gestión: emails al cliente, descripciones de trabajos cerrados, comunicaciones internas.
• Plantillas por tipo de trabajo (cerraduras, blindajes, vandalismo, urgencias 24 h) para afinar aún más el tono según el contexto.