Cal canviar d'ERP per fer servir intel·ligència artificial?

No. La IA es connecta a l'ERP que ja tens a través de la seva API, de la seva base de dades o de fitxers d'intercanvi. Només té sentit plantejar-se canviar d'ERP si ja tenies motius per fer-ho sense la IA.

Funciona amb un ERP antic que no té API?

Normalment, sí. Es pot treballar amb la base de dades o amb exportacions i importacions de fitxers. És més laboriós i convé començar només llegint, però no obliga a migrar.

La IA pot escriure directament a l'ERP?

Pot, però no és per on convé començar. El prudent és que la IA proposi (un text, una comanda, les dades d'una factura) i una persona ho aprovi abans de desar-ho. Quan el procés està provat, s'automatitza més.

Puc enviar dades del meu ERP a un model com ChatGPT o Mistral?

Sí, amb condicions. Envia només les dades imprescindibles, tria un proveïdor amb contracte d'encàrrec de tractament i garanties per a les transferències internacionals si n'hi ha, i comprova que no fa servir les teves dades per entrenar. Si les dades no poden sortir de la teva infraestructura, el model ha de funcionar als teus servidors.

Com posar IA al teu ERP sense canviar de sistema

Quan algú et proposa “posar IA a l’empresa”, la primera pregunta sol ser si caldrà canviar d’ERP. És una pregunta raonable: fa anys que tens aquest sistema, hi ha els teus clients, les teves factures i la teva manera de treballar, i la idea de migrar-lo fa vertigen.

La resposta curta és que no. La IA es connecta al teu ERP com una peça més, i l’ERP continua sent el lloc on viuen les dades de debò. El que sí que has de decidir és per on es connecta, i aquesta decisió marca el cost i el risc del projecte.

El teu ERP es queda on és

Pensa en la IA com en un empleat nou molt ràpid que no té usuari a l’ERP. Perquè faci alguna cosa útil, ha de poder llegir el que hi ha dins i, en alguns casos, deixar-hi alguna cosa escrita. Tota la resta (les teves pantalles, els teus informes, la teva facturació) continua igual.

Al programari de gestió de Cerrajería Carlos Rodríguez es veu molt clar. Al costat dels camps de concepte i descripció de cada pressupost hi ha un botó. En prémer-lo, el sistema envia aquest text a un model d’IA (avui, Mistral) i mostra l’original i la proposta l’un al costat de l’altre. La persona accepta, rebutja o en demana una altra versió. No es va migrar res ni va canviar cap pantalla: va aparèixer un botó on hi havia la fricció.

Tres maneres de connectar la IA amb el teu ERP

Per l’API de l’ERP

Una API és una porta documentada que el fabricant obre perquè altres programes llegeixin i escriguin dades sense tocar-ne les entranyes. Molts ERP al núvol, com Holded o Odoo, en publiquen una. Si el teu ERP en té, és gairebé sempre el millor camí: el fabricant garanteix que el que escrius passa per les seves validacions, i és molt menys probable que una actualització de l’ERP et trenqui la integració.

El que cal mirar: què permet llegir i escriure (de vegades l’API es queda curta justament en el que necessites), si té cost a part i quins límits d’ús imposa.

Per la base de dades

Si no hi ha API, o la que hi ha no arriba, es pot treballar directament contra la base de dades de l’ERP. És ràpid i dona accés a tot. Per exemple, l’aplicació de suport a clients d’EPMTIC llegeix i escriu directament a la base de dades del seu ERP, E3M, per a les dades de clients i contractes. No és un projecte d’IA, però la via de connexió és la mateixa.

Aquest exemple té truc: E3M el desenvolupo jo, així que sé què vol dir cada taula i quines regles cal respectar en escriure-hi. Amb un ERP d’un fabricant la cosa canvia. Llegir de la seva base de dades sol ser segur. Escriure-hi saltant-se la lògica del programa pot deixar dades incoherents que l’ERP no sap gestionar, i una actualització pot canviar les taules sense avisar. La meva regla: llegir de la base de dades, sí; escriure-hi, només si no hi ha cap altra opció i amb el fabricant al corrent.

Per fitxers i exportacions

La via més humil i la que funciona gairebé sempre. L’ERP exporta un fitxer (un CSV, un Excel, un XML), la IA hi treballa i en deixa un altre que l’ERP importa. També compta aquí el correu: una bústia on arriben factures de proveïdor, la IA n’extreu les dades i prepara el fitxer d’importació.

És més lenta i menys elegant, però no exigeix res a l’ERP llevat del que ja sap fer. Per a un ERP antic sense API sovint és la manera sensata de començar.

On es col·loca la IA

Hi ha un detall que convé exigir a qui t’ho faci: la crida al model d’IA va al servidor, no al navegador.

En el cas de la serralleria, el botó crida el backend del programari de gestió, i és el backend qui parla amb Mistral. Això té tres avantatges molt pràctics. La clau de l’API no arriba mai a l’ordinador de l’usuari. Es controla exactament quines dades surten, que en aquest cas és només el text del camp, sense la fitxa del client. I canviar de model o de proveïdor es fa en un sol lloc. Aquest programari ja ha canviat una vegada: va començar amb un model al seu propi servidor i a l’agost va passar a Mistral, i la pantalla ni se’n va assabentar.

Quins casos d’ús funcionen bé

Els que surten millor tenen una cosa en comú: tasca repetida, regles clares i una persona que pot revisar el resultat en segons.

Redactar o polir textos que acaben en un document de l’ERP: pressupostos, descripcions de treballs, respostes a clients.
Extreure dades de documents (factures, albarans, comandes que arriben per correu) i preparar-ne l’entrada a l’ERP.
Consultar en llenguatge natural: “quines comandes d’aquest client encara estan pendents?”, sense passar per tres pantalles.
Alimentar l’ERP des d’altres canals, com WhatsApp o el telèfon, perquè una petició es converteixi en una comanda o una incidència.

El que funciona pitjor: decisions amb molt de criteri i poca regla, o processos que ni la mateixa empresa no té clars. La IA no ordena un procés desordenat; l’automatitza desordenat.

Els riscos que cal vigilar

Que escrigui sense que ningú miri. En les proves després del canvi de model a la serralleria, una descripció sense cap preu va tornar amb un d’inventat: 186 €. Era l’exemple de format que jo havia posat a les instruccions, i el model el va copiar com si fos una dada. Es va corregir, però la defensa real és el disseny: la IA proposa i una persona aprova abans de desar. Comença sempre així.

Les dades personals. El teu ERP és ple de noms, adreces i imports de tercers. Envia al model només l’imprescindible, tria un proveïdor amb contracte d’encàrrec de tractament i comprova que no fa servir les teves dades per entrenar. Al compte de Mistral que fa servir el programari de la serralleria, per exemple, aquest ús està desactivat. Si les teves dades no poden sortir de la teva infraestructura, el model ha de funcionar als teus servidors, i això és un altre projecte amb el seu propi pressupost (més a quant costa integrar IA).

No saber què ha fet. Tot el que la IA proposi o escrigui ha de quedar registrat: què va entrar, què va sortir i qui ho va aprovar. Quan alguna cosa falli, i fallarà alguna vegada, és el primer que necessitaràs.

Quan sí que toca canviar l’ERP

Si el teu ERP ja et frenava abans de parlar d’IA (no admet integracions, ningú no s’atreveix a tocar-lo, tot passa per Excel paral·lels), la IA no ho arregla. Aquí la conversa és una altra, i l’explico a modernitzar un ERP legacy: quan convé migrar i quan no.

Però si el teu ERP funciona i només vols treure feina repetitiva a la teva gent, no el toquis. Abans de demanar pressupost, fes tres preguntes al teu proveïdor de l’ERP: té API documentada? Què permet escriure? L’accés té cost? Amb aquestes tres respostes ja saps quin dels tres camins et toca. Si vols que ho mirem junts, comença pel diagnòstic.

Recursos

IA aplicada per a empreses: casos d’ús, procés i preus.
Quant costa integrar IA en una empresa: les partides del pressupost i què les mou.
Agent d’IA o chatbot: quin necessites
Cas: IA al programari de gestió de Cerrajería Carlos Rodríguez
Serveis de desenvolupament a mida