Control horari obligatori: què exigeix el RD-Llei 8/2019 i com complir-lo amb software

Han passat més de sis anys des que va entrar en vigor el RD-Llei 8/2019 i seguim atenent trucades d’empreses que registren les jornades en un Excel compartit per carpeta de xarxa. Funciona. Fins que apareix la Inspecció de Treball. I quan apareix, no hi ha marge per improvisar.

Aquí va el que la llei demana realment, què s’aplica a la pràctica, per què l’Excel és vàlid legalment però fràgil de debò, i els quatre mínims tècnics que cal mirar abans de triar eina.

Què exigeix exactament el RD-Llei 8/2019?

El Real Decret-llei 8/2019, de 8 de març, va modificar l’Estatut dels Treballadors amb un nou apartat 9 a l’article 34. El text, publicat al BOE, obliga l’empresa a garantir el registre diari de la jornada. I exigeix una cosa concreta: l’horari d’inici i de finalització de cada treballador, dia a dia.

La redacció és deliberadament neutra respecte a la tecnologia. Cap llei et diu que utilitzis un software determinat. El que sí fixa són condicions materials que qualsevol sistema ha de cobrir:

1. Registre diari. Dia a dia, no agregats setmanals ni mensuals.
2. Horari concret. No n’hi ha prou amb “8 hores”. Cal tenir l’hora exacta d’entrada i sortida.
3. Cada treballador. Sense excepcions per contracte, modalitat o categoria.
4. Conservació quatre anys. Per consulta dels treballadors, representants legals i la Inspecció de Treball.
5. Accessible. Cal poder mostrar-ho en una inspecció, sense demores tècniques que la mateixa inspecció pugui interpretar com a obstrucció.

El Criteri Tècnic 101/2019 de la Inspecció afegeix un matís que convé llegir un cop: el registre ha de ser objectiu, fiable i veraç. Traduït al llenguatge de qui l’auditarà, això vol dir una sola cosa: inalterabilitat. Si les dades es poden modificar i ningú se n’assabenta, no són fiables.

A qui obliga?

A tota empresa amb almenys un treballador per compte d’altri. L’obligació és independent de:

• Mida. Des d’un autònom amb una empleada fins a multinacionals.
• Sector. Serveis, indústria, comerç, hostaleria, sanitat, construcció. Tots.
• Modalitat. Presencial, remot, híbrid, jornades partides, torns. La llei no distingeix.
• Tipus de contracte. Fixos, temporals, pràctiques, formació, jornada parcial.

Queden fora els autònoms sense empleats (que tornen a estar dins en el moment que contracten algú), els alts directius de l’Art. 1.3.c) de l’Estatut i els socis treballadors en cooperatives amb règim autònom. Tota la resta, dins.

Un equívoc que cal aclarir sovint: el teletreball no eximeix. Si el teu equip treballa des de casa, cal seguir registrant entrada i sortida cada dia. Canvia el mitjà físic (ja no hi ha rellotge a recepció), no l’obligació.

Sancions reals: què pot passar si no compleixes

El règim sancionador no és al RD-Llei 8/2019. És a la LISOS (Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social, Reial Decret Legislatiu 5/2000). L’incompliment del registre de jornada es tipifica com a infracció greu a l’Art. 7.5.

La quantia oficial, després de l’actualització de trams:

Grau	Mínim	Màxim
Mínim	751 €	1.500 €
Mitjà	1.501 €	3.750 €
Màxim	3.751 €	7.500 €

La sanció s’aplica per treballador afectat, no per empresa. Una pime de 20 persones sense registre pot acabar amb multes que passen dels 100.000 € si la inspecció tira pel tram màxim. Que rarament passi el màxim d’ofici no treu que la xifra real depèn molt de com d’antic és l’incompliment, si hi ha reincidència i com es coopera durant l’actuació.

I hi ha una altra cosa, menys visible però a vegades pitjor: una inspecció oberta paralitza contractacions, subvencions i certificacions. Si la teva empresa concursa a licitacions públiques, una sanció ferma t’afecta la solvència i pot deixar-te fora durant un temps.

L’Excel serveix?

Sí. Amb asteriscos.

La llei no prohibeix l’Excel. Un Excel ben muntat (full bloquejat, permisos per usuari, control de versions, còpia de seguretat nocturna) pot complir el de la inalterabilitat. El problema és operatiu, no legal.

On falla l’Excel:

• Traçabilitat de canvis. L’Excel no guarda qui ha tocat quina cel·la ni quan. La inspecció et demanarà el registre original; tu només tens l’últim estat.
• Concurrència. Si fitxa gent alhora (canvis de torn, polígons industrials), l’Excel es corromp o se sobreescriu. Ho hem vist.
• Equips remots. Compartir un Excel per VPN o núvol obre la porta a descàrregues, edicions offline i conflictes de merge que ningú sap resoldre.
• Lliurament formal. “T’ho passo per email” no és un lliurament acceptable davant la Inspecció. El document ha de poder revisar-se sense que demanis aclariments a posteriori.
• Recuperació. Si es trenca un disc o algú esborra l’arxiu, no hi ha backup automàtic. Quatre anys de jornades poden esfumar-se un dimarts.

En una empresa de menys de 10 persones amb jornades molt estables, l’Excel encara és defensable. A partir d’aquí, l’estalvi no compensa el risc.

4 criteris per triar software de fitxatge

Quan un client ens pregunta com avaluar una eina, li passem aquesta llista. Si la que estàs mirant no cobreix els quatre, descarta-la sense més voltes.

1. Registre diari amb segell temporal inalterable

Cada fitxatge queda registrat el dia que passa, amb una marca de temps que l’usuari no pot manipular. Canviar la dada després ha de poder fer-se (els errors existeixen), però deixant rastre: qui ha modificat, quan, valor anterior, valor nou. Si l’eina permet editar netament i ningú se n’assabenta, no compleix.

2. Conservació durant 4 anys

Els registres de fa 47 mesos han d’estar consultables. Sense arxivat opac, sense compressions que requereixin un tècnic per tornar a llegir-los, sense purga automàtica. Alguns SaaS de baix cost limiten la retenció a 12 o 24 mesos; no serveixen per a això.

3. Consulta per treballador i representants

Cada empleat ha de veure el seu propi registre en qualsevol moment, no el de tota l’empresa. Els representants legals (comitè, delegats sindicals) també poden consultar els agregats. Si l’eina no separa permisos per rol, descarta-la.

4. Exportació llegible per a la Inspecció

El dia que aparegui la Inspecció, has de poder generar un document (PDF, Excel o CSV signat) amb totes les jornades del període que demanin, agrupades per treballador, en un format que la persona inspectora revisi sense demanar-te ajuda. Si l’exportació és críptica o exigeix saber utilitzar l’eina, t’ho computen com a obstrucció.

Bonus (no és legal, t’estalvia feina): integració amb el teu sistema de nòmines. Si les dades viatgen soles a la gestoria o al payroll intern, t’estalvies l’error humà de transcriure cada mes.

I si tinc treballadors remots o en client?

És la pregunta que més es repeteix. L’obligació es manté; el que canvia és el mitjà.

El que solem muntar:

• App mòbil amb geolocalització opcional. El treballador fitxa des d’on sigui. La geolocalització ajuda a documentar que el fitxatge s’ha fet dins de la zona pactada, però exigeix consentiment exprés i proporcionalitat. Geolocalitzar fora d’hores de jornada no es pot.
• Login amb biometria o 2FA en portàtil corporatiu. El fitxatge queda vinculat a l’usuari autenticat al sistema operatiu. Difícil de falsejar.
• Jornades flexibles per perfil. Continuada per un equip, partida per un altre, flexible per a la resta. Si l’eina força tothom al mateix model, no encaixa amb la realitat de la majoria de pimes.
• Sincronització offline amb segell real. Per a tècnics a polígon o zona sense cobertura, el fitxatge es guarda en local i puja quan hi ha xarxa, però amb la marca del moment en què va passar, no del moment en què va pujar.

En projectes per a empreses amb tècnics a camp (manteniments, instal·lacions, obra) el patró que millor ens ha funcionat és app mòbil amb sincronització diferida i un supervisor que revisa discrepàncies setmanals. Ben dissenyat, dona pocs problemes.

Com ho resol Power Time

Power Time és el nostre propi producte de fitxatge. El vam construir per a pimes espanyoles que havien de complir el RD-Llei 8/2019 sense pagar el que cobren els SaaS internacionals. Cobreix els quatre criteris de dalt així:

• Registre inalterable. El segell temporal el posa el servidor, no el dispositiu. Qualsevol modificació posterior queda registrada en un log auditable que la Inspecció pot demanar.
• Conservació de 4 anys garantida. Sense purga automàtica. Sense arxivat opac. Les dades segueixen consultables online i exportables en qualsevol moment del quadrienni.
• Accés per rol. Cada empleat veu el seu propi registre, el responsable veu el seu equip, l’administrador veu l’empresa. Les dades estan allotjades en infraestructura de la Unió Europea, dins el marc RGPD.
• Exportació llesta per a Inspecció. PDF signat generat amb un clic, amb les jornades del període que demanin, per treballador.

No és l’única opció del mercat. Sesame, Factorial i Bizneo cobreixen també els quatre criteris i són alternatives vàlides. La diferència és en el preu (Power Time surt notablement més barat per a plantilles petites), en el focus (estem centrats en compliment, no en RR.HH. integral) i en el suport (et contesta una persona en català o castellà, no un chatbot).

Si vols veure com encaixa al teu cas, parlem sense compromís.

Recursos

• Text oficial del RD-Llei 8/2019 al BOE
• Criteri Tècnic 101/2019 de la Inspecció de Treball
• Text de la LISOS (Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social)
• Pàgina de Power Time, el nostre software de fitxatge digital
• Modernitzar un ERP legacy: quan convé migrar i quan no: si el teu sistema actual també registra jornada.
• Software a mida vs SaaS: quan triar cada un: la decisió paral·lela quan planteges substituir el fitxatge actual.
• Reserva un diagnòstic gratuït si vols revisar el teu cas