Cuánto cuesta integrar IA en una empresa: precios reales y de qué dependen

Busca “cuánto cuesta integrar IA en una empresa” y verás muchos artículos que te explican de qué depende el precio sin darte un número. Yo voy a darte los míos, porque están publicados en mi web, y a explicarte de dónde sale cada uno.

Si diriges una pyme y alguien te ha propuesto “meter IA”, al terminar sabrás qué partidas tiene el presupuesto, cuáles son grandes y cuáles pequeñas, y cómo hacer tú mismo una cuenta rápida para saber si tu caso merece un piloto.

La respuesta corta, con cifras

Estos son los precios de VisibleSoft para integrar IA en los sistemas que ya usas, sin IVA:

Partida	Precio	Plazo
Diagnóstico	1.500 €	1–2 semanas
Piloto en producción	desde 5.500 € (normalmente 5.500–9.000 €)	normalmente 4–6 semanas
Mantenimiento	250–400 €/mes	recurrente
Recepcionista IA (producto cerrado)	desde 990 € + 149 €/mes, con 300 minutos	2–3 semanas (plan Esencial)

El diagnóstico mapea los procesos candidatos, estima el ahorro y cierra el alcance del piloto. El piloto es un agente funcionando en producción, conectado a tu sistema real, con una demo cada dos semanas y una documentación básica de cara al AI Act. No es una maqueta para enseñar en una reunión.

La diferencia entre 5.500 y 9.000 € no es arbitraria. Casi siempre la explica lo mismo: con qué hay que conectar.

Las tres partidas de cualquier proyecto de IA

Da igual a quién se lo encargues. Un proyecto de IA tiene tres costes, y no siempre verás los tres en el presupuesto.

La puesta en marcha. Diagnóstico y construcción del piloto. Es la partida grande y la única que se paga una vez.

El coste recurrente. Aquí hay dos cosas distintas que conviene no mezclar. Una es el mantenimiento: alguien vigila lo que hace el agente, ajusta las instrucciones cuando cambian tus precios o tus servicios y revisa los errores. La otra es el consumo del modelo de IA, que el proveedor (OpenAI, Mistral, Anthropic…) cobra por uso. Pregunta siempre si va incluido en la cuota o se factura aparte.

Tu tiempo. Nadie lo factura, pero existe. Alguien de tu empresa tiene que explicar el proceso, probar el agente con casos reales y decir “esto no lo haríamos así”. Si esa persona no tiene hueco, el piloto se alarga, y no por culpa de la tecnología.

El consumo del modelo suele ser la partida pequeña

Es lo que más preocupa y, en casos de texto, lo que menos pesa.

Te pongo un caso real. En el software de gestión de Cerrajería Carlos Rodríguez hay un botón que pule los textos de presupuestos y facturas. La primera versión corría con un modelo pequeño en su propio servidor: cero euros por uso, pero reservaba 4 GB de RAM y 3,5 CPU de forma permanente y cada propuesta tardaba varios segundos. En agosto lo pasé a la API de Mistral. En el peor caso que admite la aplicación, mil llamadas al mes cuestan menos de un dólar.

O sea: el modelo “gratis” no salía gratis. Lo pagaba el servidor.

En los casos de texto de una pyme (clasificar correos, extraer datos de facturas, redactar respuestas), el consumo suele moverse entre céntimos y unas decenas de euros al mes. Sube con el volumen, con documentos muy largos y, sobre todo, con la voz: una conversación telefónica en tiempo real consume bastante más que un párrafo. Por eso el control del consumo forma parte del mantenimiento desde el primer día, no cuando llega una factura sorpresa.

Lo que de verdad encarece un proyecto

Si el modelo es barato, ¿dónde se va el dinero? En conectar la IA con tu empresa. Estas son las cosas que mueven un piloto hacia los 9.000 € o más allá:

• Sistemas sin API. Si tu ERP no ofrece una forma documentada de leer y escribir datos, hay que construirla o trabajar con la base de datos o con exportaciones. Se puede hacer, pero lleva más horas y más pruebas.
• Escribir, no solo leer. Un agente que consulta pedidos es mucho más sencillo que uno que los crea. Escribir en tu sistema exige validaciones, permisos y un plan para cuando se equivoque.
• Varias integraciones a la vez. WhatsApp más CRM más ERP no suma tres veces una integración: suma los cruces entre ellas.
• Datos dispersos o sucios. Si la información está repartida entre tres Excel y la cabeza de alguien, hay que ordenarla antes. Ningún modelo arregla eso.
• Requisitos estrictos sobre los datos. Si los datos no pueden salir de tu infraestructura, el modelo tiene que correr en tus servidores. Es posible, pero es otro proyecto, con su propio presupuesto.

Fíjate en que ninguna de estas tiene que ver con “qué IA usamos”. Elegir el modelo es la decisión más barata de todo el proyecto.

Lo que lo abarata

Empezar por un solo proceso. El que más se repite, el que tiene reglas claras y el que hoy le quita horas a alguien concreto. Mejor resolver bien la entrada de facturas de proveedores que intentar “un asistente que lo haga todo”.

Empezar leyendo. Que la IA proponga y una persona apruebe. En el caso de la Cerrajería, en las pruebas tras el cambio de modelo, una descripción sin precio volvió con uno inventado: 186 €, copiado de un ejemplo de las instrucciones. Se corrigió en las instrucciones, pero la protección de fondo es otra: nada se guarda sin que una persona lo revise. Y ese diseño, además de más seguro, es más barato de construir.

Y medir antes de ampliar. Un piloto que demuestra ahorro con números justifica el siguiente. Uno que “va bien” no justifica nada.

Producto cerrado o desarrollo a medida

Hay una alternativa a todo lo anterior: comprar algo ya hecho. Ana, nuestra recepcionista IA, tiene precio cerrado porque el problema siempre es el mismo (atender llamadas, recoger los datos y enviar un resumen por email) y lo que cambia de una empresa a otra es la configuración. Si tu caso encaja en un producto así, sale más barato y antes.

Si no encaja, que es lo normal cuando la IA tiene que hablar con tu ERP, el precio es orientativo hasta el diagnóstico. Y si ni siquiera hace falta software nuevo, también te lo digo: escribí sobre cuándo no necesitas software a medida.

Antes de pedir presupuesto, haz esta cuenta

Coge el proceso que tienes en mente y apunta tres números: cuántas veces ocurre al mes, cuántos minutos lleva cada vez y cuánto cuesta la hora de quien lo hace.

Un ejemplo inventado para que se vea la mecánica: 400 facturas de proveedor al mes, 4 minutos cada una, son casi 27 horas al mes. Si la IA se queda con la mayor parte de ese trabajo, ya tienes una cifra que comparar con el piloto y la cuota. Si te salen 20 facturas al mes, la conclusión honesta es que no compensa, y está bien que sea así.

Si la cuenta sale y quieres contrastarla, para eso está el diagnóstico: en 1–2 semanas medimos el proceso de verdad y te digo si hay caso. Si no lo hay, también te lo digo.

Recursos

• IA aplicada para empresas: casos de uso, proceso y precios.
• Cómo poner IA en tu ERP sin migrar de sistema: las formas de conectar la IA con lo que ya tienes.
• Agente de IA o chatbot: cuál necesitas: qué cambia en precio y en riesgo.
• Caso: IA en el software de gestión de Cerrajería Carlos Rodríguez